創新采購模式 規范采購行為 健全管理體系 ——東華理工大學飲食采購配送管理工作實踐與探索

閱讀次數: 來源:中國院校后勤信息網 發布時間:2016-04-30 16:12:00 分享至:

在深化高校后勤改革的進程中,如何加強飲食物資配送工作的管理,規范采購配送工作程序,規范物資配送信息化管理,保證食品物資采購的安全,有效降低采購成本,提高伙食質量,建立高效合理的運行機制?東華理工大學在這方面做了有益的實踐與探索,學校率先在全省高校后勤中,采用計算機軟件系統對飲食配送、倉儲管理、食堂成本核算等方面實行電算化管理,取得了明顯的社會效益與經濟效益。

學校根據高校后勤社會化改革的需要,于2002年7月組建了“物資配送中心”,承擔著全校飲食食堂原材料采購配送任務。2009年根據學校對南昌、撫州兩校區后勤整合的工作思路,物資配送中心原則上對兩校區的采購配送工作實行統一管理、分區運行、獨立核算。目前,物資配送中心承擔著南昌、撫州兩校區3萬余師生飲食就餐的采購配送任務。多年來,我們不斷創新采購模式,努力降低采購成本,為穩定學校的飯菜質量和價格發揮積極作用。我們的具體做法和經驗是:

一、整合資源,優勢互補,創新采購模式

學校地處南昌、撫州兩大校區,按照“穩步推進、發揮優勢、統一管理、分區運行、重點建設、協調發展”的工作思路,我們對南昌、撫州兩校區的物資采購配送工作進行了整合。物資配送中心下設撫州校區、南昌校區兩個采購配送部,中心對兩個配送部實行統一制度,統一管理,分區運行,獨立核算。逐步實現了資源共享,優勢互補,合理配置,形成采購規模優勢,降低采購成本,提高效益的目的。

如大米招標采購,南昌、撫州兩校區食堂的采購總量形成了一定的規模,在價格上具有一定的實惠,撫州當地盛產大米,當地加工大米品質優良,價格合理,低于南昌采購價,經過公開招標,南昌校區食堂的大米從撫州采購配送,比在南昌當地采購可全年節省采購費用約3-5萬元。

再如食用油招標采購,南昌生產食用油廠家較多,具有一定優勢,我們把南昌、撫州兩校區食堂的采購總量放在一起招標,形成了一定規模,降低了采購成本,經過公開招標,南昌、撫州校區食堂的食用油都從南昌生產廠家采購配送。達到了資源共享、優勢互補、降低成本,惠利師生的良好效果。

二、健全制度,規范行為,形成管理體系

1、為了加強物資配送工作的管理,規范采購配送工作程序,我們制定了《后勤保障處物資采購配送工作管    理辦法》,對采購原則、采購組織、采購范圍、采購程序、質量驗收、庫存管理、采購結算、采購紀律、監督制約等方面都做出了嚴格規定;對配送中心各崗位工作標準和質量要求、中心員工工作考核分配辦法等也制定了內部控制制度,完善了以制度管人,以制度管事的工作機制,使采購配送工作有章可循,形成了一套有效的管理體系。

同時,我們對采購供應商進行準入制把關,嚴格按程序索證,做到三證齊全,并每學期對供應商進行誠信度量化考核,對達不到要求標準的取消供貨資格,此項舉措使供應商變壓力為動力,變被動服務為主動服務,誠信度得到明顯提高。

2、在認真履行配送中心工作職責過程中,我們積極推行服務首問責任制、服務過程跟蹤制、服務標準承諾制。

服務首問責任制:要求中心人員對外來辦事人員或供貨商人員要主動熱情服務,屬首問人職責范圍內能夠解決的事,應當立即辦理或告知事項,必要時給予解釋和幫助,不得推諉拒絕。

服務過程跟蹤制:要求中心人員對本崗位的服務對象要實行全程跟蹤服務(包括事前和事后跟蹤服務),對服務工作質量、數量、時效、價格,態度等要求是否達標進行檢查跟蹤,不斷提高工作質量和服務效益。

服務標準承諾制:要求中心人員對本崗位工作質量服務標準,做出公開承諾,接受群眾的監督,做出的服務承諾必須踐諾,違諾者給予相應的處罰。

三、把好質量安全關,確保采購安全無事故

我們始終牢牢把握質量第一、安全第一的思想,堅持大宗物資采購索證制度,堅持采購驗收制度,增強責任意識、安全意識,實行責任追究制,杜絕采購“無廠名、無廠址、無商標的三無產品”和假冒偽劣食品。物資配送中心成立近10年來,確保了重大質量安全責任事故發生率為零,保障了師生飲食衛生安全。

四、實行分類管理,堅持渠道采購

配送中心按照大宗物資、普通物資和時令蔬菜三大類分別管理,堅持采用不同渠道進行采購,按照比質量、比價格、比服務擇優選擇供應商。

大宗物資面向生產廠家,實行公開招標采購。對于大米、面粉、食用油等大宗物資采購是面向正規生產廠家或代理經銷商,采用招投標形式選擇兩家以上廠家供貨。為了做到采購招標的公開、公平、公正性和民主監督、陽光操作,學校成立了大宗物資采購招標小組,由校紀委、校工會、計財處、后勤保障處以及飲食中心、食堂經理代表、配送中心等相關職能部門人員參加評標會,體現了招標工作的權威性和公正性。

普通物資確定供貨商直接供貨。對于豬肉、禽蛋、魚類、干貨、調料等商品在確定采購對象時,首先實地考察采購對象的資質、信用和商品質量等信息,由評標組集體研究確定采購對象,選擇兩家以上供貨商。

時令蔬菜,到南昌、撫州當地蔬菜批發市場集中統一采購。每天采購的蔬菜,由各食堂提供計劃,報采購核算員進行匯總,采購人員直接到蔬菜批發市場按批發價格集中采購,采購回來,按計劃分配到各食堂。

五、實行“三個公開”,堅持陽光采購

“三個公開”就是公開當天采購的食品原材料品種、數量、價格。配送中心一直堅持陽光采購,外出采購原則上有3人到場,食堂經理每次參與到南昌采購物資,對采購品種、數量、價格一目了然,使不同渠道采購的物品都置于公開監督之下,確保采購原材料價格低于市場批發價。

六、加強過程控制,降低采購成本

配送中心從以下方面加強控制:

1、米、面、油等大宗物資廠家直接供貨,保證了價格低于市場批發價;普通物資確定供貨商直接供貨,價格一般是市場批發價或略低于批發價。 如撫州豬肉采購,供應商必須按市場價格優惠12.5%的批發價格供應給我們,這做法得到了學校有關部門領導的肯定。

2、供貨商選擇兩家以上,在份額上我們按照質量好、價格低的供貨商占得份額大。供貨商不能輕易調價,必須寫出申請調價理由及調價依據,配送中心派人進行市場調研核實后與飲食中心一起研究定價。

3、管理人員、采購員、食堂經理等不定期考察市場,及時掌握市場變化,各種商品價格的變化都在掌控之中。

七、加強協調溝通,爭取飲食中心配合、理解與支持,共同提高伙食質量

1、配送中心與飲食中心主任之間加強協調溝通,配送主任與食堂經理之間,配送采購人員與各食堂經理、保管員之間加強協調與溝通,達成共識與統一。

2、配送中心與飲食中心的工作例會邀請對方的中心主任參加例會或召開溝通協調會,提出意見了解情況,互通信息,消除誤解。

3、配送中心外出調研,外出采購,邀請飲食中心人員參加了解市場,了解價格,參與監督。

4、配送中心把市場價格變動情況及時向飲食中心食堂進行宣傳和公示,以便食堂經理及時了解市場物價情況,做出采購物資的判斷。

5、配送中心對食堂的采購計劃單及時做出安排,不能按計劃時間采購的做出解釋和說明。

八、加強用友軟件在物資采購、倉儲管理等方面運用,促進物資配送管理走上新臺階

1、在管理體制上,我們將食堂保管員劃歸配送中心管理,采購的物資屬配送中心管理,食堂從倉庫領出物資后歸食堂管理,責權分明。

2、為了進一步規范物資配送信息化管理,學校率先在全省高校后勤中,采用計算機軟件系統對飲食配送、倉儲管理、食堂成本核算等方面實行電算化管理,食堂經理報采購計劃單,餐廳成本核算及保管員出入庫單據等全部采用電算化管理。在引進新技術的同時,我們加大了對配送中心管理人員、采購員、保管員及食堂經理的知識培訓力度,使之盡快熟練掌握軟件的操作技能,適應新的管理方法。使用一年來效果良好,逐步實現了飲食配送物資采購、倉儲管理、成本核算等方面的電算化和規范化。

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